Dématérialisation : un processus en expansion

La dématérialisation des échanges est adoptée peu à peu par les entreprises et les administrations. Pour les acteurs publics, le recours à ce mode d’échange se veut une obligation légale. Dans une volonté d’efficacité, l’État incite ainsi les administrations et ses opérateurs à l’adopter pour leurs appels d’offres, passations de marché et échanges avec leurs fournisseurs (voir l’encadré ci-dessous).

La dématérialisation en dates

Depuis janvier 2017, l’État, les collectivités locales et les établissements publics doivent accepter les factures électroniques. Leurs fournisseurs ont également des obligations de dématérialisation de leur facturation. Cette dématérialisation est obligatoire pour les grandes entreprises de plus de 5 000 salariés depuis le 1^er janvier 2017 et les entreprises de taille intermédiaire (ETI), de 250 à 5 000 salariés, depuis le 1^er janvier 2018. Elle le sera pour les PME de 10 à 250 salariés à partir du 1^er janvier 2019, et pour les autres dès le 1^er janvier 2020. Au 1^er octobre 2018, les commandes publiques devront être totalement dématérialisées.

Cette contrainte se répercute sur les entreprises privées susceptibles de travailler avec ces administrations. Mais au-delà, toutes les entreprises tendent à s’y convertir. Difficile de passer à côté des avantages de ce mode de fonctionnement : outre la fluidification des échanges et le gain de temps, la dématérialisation conforte les démarches environnementales en réduisant l’usage du papier.

Une dématérialisation complexe

Reste que la dématérialisation, pour la facturation ou les commandes, est loin d’avoir atteint un niveau optimal pour la gestion des flottes. « Nous en sommes aux prémices », indique sous couvert d’anonymat ce responsable de parc d’un groupe international, pourtant à la tête de plus de 2 000 véhicules.

D’autres y voient pour l’instant des écueils insurmontables. Comme cette responsable d’une flotte de 1 500 véhicules, qui préfère elle aussi rester anonyme. Selon elle, la dématérialisation avec ses fournisseurs aboutirait à centraliser sur son poste la validation de l’ensemble des factures liées à la flotte : « Une tâche impossible alors que les véhicules sont dispersés dans toute la France et leurs charges ventilées entre les centres de paiement. »

Si les entreprises tardent à se convertir à la dématérialisation, les fournisseurs ne les poussent pas toujours à s’y mettre. « Nous voudrions pouvoir passer des commandes en ligne, savoir combien cela va nous coûter, quand le véhicule va être livré, etc. Mais peu de loueurs proposent ce service pour l’instant, sinon des loueurs très spécialisés », constate Clément Harnet, responsable achats et services généraux chez Still. Ce spécialiste des appareils de manutention compte environ 380 VU et 180 VP dans sa flotte (voir son témoignage).

Pour certains échanges, ce mode de fonctionnement innovant se construit pourtant peu à peu, avec des ajustements progressifs de la part des fournisseurs et prestataires comme de leurs clients. « Le premier appel d’offres dans lequel nous avons intégré la dématérialisation des échanges date de 2011 », retrace pour sa part Pierre Thorel, acheteur achats indirects du bailleur social Vilogia, à la tête de 180 véhicules en LLD.

Des gestionnaires de flotte en attente

À cette époque, Vilogia faisait figure de précurseur, même face à ses fournisseurs. « Leurs réponses n’étaient pas toujours à la hauteur, poursuit le responsable. Notre pétrolier continuait ainsi à nous envoyer des factures papier, bien que les documents nécessaires soient disponibles sur son site internet. » Car les gestionnaires de flotte restent le plus souvent en attente de la mise en place des échanges dématérialisés. Alors que la plupart des entreprises exploitent d’ailleurs déjà en interne la dématérialisation, entre autres pour la gestion de leurs documents comptables.

Chez ICF Habitat Nord-Est, un opérateur de logement social dont la flotte rassemble une trentaine de véhicules, les factures des fournisseurs sont encore envoyées sous format papier ou par e-mail. « Mais depuis quelques années, nous numérisons et avons une chaîne de validation du paiement complètement informatisée, précise Thierry Pannier, responsable des moyens généraux. Avec ce système de validation interne qui simplifie le circuit de validation au sein de l’entreprise, nous nous passons des signatures pour les bons pour paiement », complète ce responsable.

On trouve un fonctionnement similaire chez Bonglet, une entreprise du second œuvre dans le bâtiment, qui s’appuie sur une flotte de 350 véhicules. « Nous sommes équipés d’un ERP avec une gestion dématérialisée des documents [GED]. Tous les flux administratifs suivent un processus : dès que nous utilisons un document, il est scanné et ajouté dans une bibliothèque. Avec un système de code-barres, ce document se range automatiquement dans les fichiers concernés », décrit Hervé Peutot, responsable des achats et de la démarche environnementale de Bonglet.

Ce dispositif de dématérialisation est bien sûr exploité pour les achats : « À chacun de nos achats nous générons un bon de commande lié à un code-barres. Ce code-barres suit l’intégralité du chemin administratif de la commande jusqu’au paiement du fournisseur : phase d’édition du bon de commande, accusé de réception du fournisseur, livraison et facture. Dans une commande, tous les documents papier sont scannés à chaque étape », détaille le responsable. Bénéfice pour l’entreprise : « Au final, nous ne gérons plus l’archivage, ce qui améliore le flux de commande », conclut Hervé Peutot.

Des prestataires pour traiter les factures

À défaut d’échanges dématérialisés et automatisés en direct avec les fournisseurs, des entreprises font le choix de faire appel à un prestataire qui assure le traitement des factures pour les intégrer dans le système informatique interne. C’est le cas de Vilogia : « Le prestataire “reconforme“ les factures et vient les intégrer dans notre système de facturation, explique Pierre Thorel. Les factures arrivent sous des formes diverses : fichier Excel ou PDF texte, dont les informations doivent être réinterprétées, remises dans le bon ordre pour pouvoir être intégrées dans ce système. » À la clé : une facture qui se présentera en temps et en heure pour que son paiement soit effectué. « Nous travaillons avec les prestataires pour qu’ils organisent leurs envois de manière à les rendre compatibles avec notre système. Mais compte tenu de la diversité de leurs clients, il est difficile de demander aux plus gros prestataires de se montrer spécifiques pour tel ou tel », observe Pierre Thorel.

Des données en provenance des fournisseurs

D’autres pans de la gestion de flotte se mettent aussi à la dématérialisation, comme celui des remontées d’informations des fournisseurs sur le détail de leurs prestations. « Pour les statistiques génériques (loyer de location, carburant, etc.), les prestataires nous communiquent des fichiers sous format TXT ou CSV, que nous intégrons dans le logiciel de gestion de parc, explique Clément Harnet pour Still. Ils nous permettent d’obtenir les statistiques consolidées des différents prestataires, loueurs, etc. Et pour les statistiques personnalisées ou atypiques, nous réclamons directement la donnée auprès du loueur. » Un flux de données désormais incontournable pour Clément Harnet : « Les prestataires qui veulent être référencés chez nous doivent nous envoyer ces statistiques, sinon nous ne disposons pas de toutes les informations pour piloter la flotte dans les règles de l’art. »

Chez Deya, spécialiste des produits d’aménagement pour menuisiers, grandes surfaces, entreprises du BTP, de bricolage ou de négoce en matériaux, ce sont les prestataires des cartes de péage et des cartes carburant qui autorisent également des remontées d’informations fréquentes, utiles pour la gestion des quelque 80 véhicules. « Par le biais des échanges dématérialisés avec les prestataires, nous obtenons des tableaux personnalisés, sous format Excel ou CSV, des dépenses faites avec les loueurs ou avec des cartes carburant ou des télé-badges autoroutiers. Nous extrayons ensuite ces tableaux pour en intégrer les données dans l’ERP, en adéquation avec la facture émise par les prestataires », retrace Philippe Delage, responsable de la flotte de Deya.

Pour être en mesure de donner ces détails à leurs clients, les prestataires peuvent faire appel à des éditeurs de logiciels spécialisés. « Notre rôle est de dématérialiser tout ce qui peut l’être de la relation entre client et fournisseur. Il n’y a plus de fax, plus de téléphone, tout se fait dans l’outil informatique, de la prise de commande à la facturation », expose Patrick Olson, directeur de la branche française d’Epyx.

Des intermédiaires entre client et fournisseurs

Epyx, éditeur de logiciels en mode Saas, est spécialisé dans les échanges d’informations entre les prestataires, dont des enseignes d’entretien automobile, et les gestionnaires de grosses flottes, essentiellement des loueurs. Mais avec des conséquences très pratiques pour les gestionnaires de parc à plus petite échelle. « Le but de notre logiciel est entre autres de rendre le plus automatique possible des demandes de travaux (pneus, entretien), par exemple de la part d’un réseau ou d’un centre de service, en fonction d’un certain nombre de règles demandées par le gestionnaire de parc, poursuit Patrick Olson. Une fois les travaux réalisés, nous gérons l’édition de factures par EDI et par le biais de la facture dématérialisée. »

Avec, pour le gestionnaire de parc, des gains de productivité avec une réponse immédiate aux demandes d’intervention des conducteurs. « Le prestataire peut servir le client immédiatement. Pour le gestionnaire de parc, c’est moins de personnel mobilisé pour gérer ces accords puisqu’ils sont automatiquement générés par notre solution », argumente le responsable d’Epyx.

Alléger le suivi des factures

Autre avantage : le dispositif dématérialisé amène à limiter le suivi comptable puisque les factures sont traitées automatiquement. Un gage de diminution du nombre d’erreurs, insiste Patrick Olson : « 100 % des factures éditées sont justes. Il n’y a plus de contestation possible. Cela change les relations entre un fournisseur et son client qui est parfois dans la contestation, notamment sur la facturation. Une fois cela évacué, l’utilisateur peut se concentrer sur la relation d’affaires. » Grâce aux fichiers transmis par EDI, les prestataires peuvent répercuter à leurs clients « les détails sur les travaux réalisés : leur nombre, le montant, les quantités de pièces employées, le coût de la main-d’œuvre, etc. Tout ce que l’on retrouverait sur la facture se retrouve dans le fichier », détaille Patrick Olson pour Epyx.

Autant de données employées dans le cadre d’une gestion de flotte qui s’en trouve simplifiée. Des éléments indispensables pour suivre les coûts, les contrats ou les consommations des conducteurs. « Nous avons demandé dès le début du contrat à notre loueur des tableaux d’information dématérialisés sur la flotte, c’était une des clauses de l’appel d’offres, indique Pierre Thorel pour Vilogia. Ces informations nous sont livrées par le logiciel de suivi de flotte propre à Arval et des informations synthétisées mensuelles sont envoyées par e-mail sous forme de fichiers électroniques pour suivre les dérives kilométriques par exemple » (voir aussi notre article).

En attendant la signature électronique

À défaut d’être arrivée à son terme, la dématérialisation contribue déjà à remplir des tâches de gestion. Des éléments incontournables pour le responsable de parc, que viendront compléter demain la facturation et la signature électroniques, pour une optimisation renforcée du pilotage de la flotte.

 

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